Control horario en empresas pequeñas: qué exige la ley y cómo organizarlo

¿Una empresa pequeña está obligada a llevar control horario?

Sí. La obligación de registrar la jornada se aplica a todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, sea cual sea su tamaño o sector. Da igual que tengas 3 empleados o 300: el registro diario es obligatorio desde mayo de 2019.

Lo que no cambia con el tamaño es la obligación; lo que sí cambia es la forma más razonable de cumplirla. Una empresa de cinco personas no necesita el mismo sistema que una de cien, pero las dos tienen que poder demostrar a qué hora empezó y terminó cada jornada.

Quedan fuera los autónomos sin trabajadores a su cargo: el registro se refiere a la jornada de las personas asalariadas, no a la del propio titular.

Qué exige hoy la ley

La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción que le dio el Real Decreto-ley 8/2019. En resumen, hoy la empresa debe:

• Registrar cada día la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora.
• Organizar el sistema de registro mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa previa consulta con la representación legal de los trabajadores (si la hay).
• Conservar los registros durante cuatro años.
• Tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

La norma vigente no obliga a usar un sistema concreto: se puede cumplir con papel, con una hoja de cálculo o con una aplicación, siempre que el registro sea diario, fiable y refleje las horas reales, no unas horas "tipo" que se repiten todas las semanas.

No llevar el registro, o llevarlo de forma que no sirva para conocer la jornada real, se considera una infracción grave en materia de tiempo de trabajo. Las sanciones para este tipo de infracción van de 751 € a 7.500 €, según la gravedad y el número de personas afectadas.

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Qué puede cambiar con el registro horario digital

Desde hace meses se habla de un nuevo Real Decreto que haría obligatorio que el registro sea digital y accesible en remoto para la Inspección de Trabajo. Conviene tener clara la situación:

• El Gobierno aprobó su tramitación urgente en septiembre de 2025.
• El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable en marzo de 2026, entre otros motivos por la carga que suponía para las pymes.
• Su aprobación se ha aplazado varias veces y, a finales de septiembre de 2026, no se había aprobado ni publicado en el BOE.

Mientras no se publique, la obligación es la que describe el apartado anterior. Si se aprueba, el plazo de adaptación contará desde su publicación. 

Dicho esto, si hoy vas a cambiar de sistema, tiene sentido elegir uno que ya sea digital: cumple con la norma actual y te deja preparado si llega la nueva.

Las complicaciones reales cuando el equipo trabaja fuera de la oficina

En una oficina o una tienda, el control horario es relativamente sencillo: hay un sitio donde todo el mundo entra y sale. En una instaladora, una empresa de mantenimiento o una pequeña constructora, el equipo casi nunca coincide en el mismo lugar. Ahí aparecen los problemas.

El técnico empieza la jornada en casa del cliente

Si el primer servicio del día es a las 8:00 en la otra punta de la ciudad, no tiene sentido que el técnico pase antes por el almacén solo para fichar. Un reloj de fichar en la oficina no sirve para este equipo; el registro tiene que poder hacerse desde donde empieza el trabajo.

Desplazamientos entre servicios

Una jornada típica tiene tres, cuatro o cinco intervenciones, con trayectos entre ellas. Esos desplazamientos forman parte de la jornada y tienen que quedar dentro del registro. El caso más delicado son los trayectos desde casa hasta el primer cliente y desde el último cliente hasta casa en trabajadores sin un centro de trabajo fijo: la jurisprudencia europea ha considerado que, en determinadas situaciones, también son tiempo de trabajo. Cómo se aplica depende del caso concreto y del convenio, así que conviene definirlo con tu asesoría laboral y dejarlo por escrito.

Pausas, olvidos y correcciones

El técnico se olvida de registrar la salida porque se ha quedado resolviendo una avería, o registra la entrada tarde porque estaba conduciendo. Es normal. Lo importante es que exista una forma clara de corregirlo y que las correcciones queden identificadas, en lugar de reescribir la hoja sin dejar rastro.

Horas extra que no se ven

Cuando el registro se rellena a final de semana, las jornadas largas tienden a "redondearse". El problema aparece después: horas extra que nadie ha contabilizado, un trabajador que reclama o un cliente al que se le facturó menos mano de obra de la que realmente se hizo.

Cómo organizar el control horario paso a paso

1. Define las reglas antes de elegir la herramienta. Qué se considera inicio y fin de jornada para cada perfil (técnicos en ruta, personal de oficina, almacén), cómo se tratan los desplazamientos y las pausas y cómo se corrigen los errores. Si tienes representación de los trabajadores, consúltala; si hay convenio aplicable, revisa qué dice.
2. Informa a la plantilla. Cada persona tiene que saber cómo y cuándo registrar su jornada y qué hacer si se olvida. Un sistema que nadie entiende acaba rellenándose a final de mes.
3. Elige un método que funcione desde donde empieza el trabajo. Si el equipo arranca en casa del cliente, el registro tiene que poder hacerse allí, normalmente desde el móvil.
4. Registra en el momento, no después. El registro diario y en tiempo real es lo que da credibilidad al sistema. Una hoja rellenada el viernes con horarios idénticos todos los días es justo lo que una inspección pone en duda.
5. Revisa los registros cada semana. Cinco minutos semanales para detectar olvidos, jornadas anómalas o horas extra evitan sorpresas a final de mes.
6. Conserva y ten a mano los registros. Durante cuatro años y de forma que puedas entregarlos rápidamente a un trabajador, a sus representantes o a la Inspección.

Papel, Excel o app: qué método encaja en tu empresa

Con la normativa actual, los tres métodos pueden ser válidos. La diferencia está en lo bien que funcionan con un equipo que no pasa por la oficina.

Si tu equipo es pequeño y quieres empezar con algo sencillo, una plantilla bien hecha puede servirte mientras tanto; prepararemos una en plantilla de control horario en PDF. Pero si los técnicos pasan el día en la calle, el papel y el Excel acaban obligando a alguien de la oficina a perseguir hojas y rehacer cuentas.

Fichar la jornada no es lo mismo que registrar las horas de cada trabajo

Aquí está la confusión más habitual en empresas instaladoras y de mantenimiento. Son dos registros distintos, con objetivos distintos:

• El registro de jornada responde a una obligación laboral: a qué hora empezó y terminó cada persona su jornada.
• El registro de horas por servicio responde a una necesidad del negocio: cuántas horas de mano de obra se han dedicado a cada trabajo, cliente u obra, para facturar bien o saber si un trabajo ha sido rentable.

Un técnico puede fichar ocho horas y cincuenta minutos de jornada y, dentro de esa jornada, dedicar cuatro horas a un cuadro eléctrico, tres a una avería y el resto a desplazamientos. El fichaje no te dice nada de cómo se repartió ese tiempo; el parte o el albarán de cada servicio, sí.

Muchas empresas pequeñas llevan los dos registros por separado: una hoja de fichajes por un lado y las horas apuntadas en cada parte por otro. El resultado es duplicar trabajo y tener datos que no cuadran.

Labory resuelve los dos desde la misma app. El operario ficha la entrada y la salida de su jornada y, en cada servicio, registra la mano de obra, el material utilizado y lo realizado. La oficina ve el fichaje de cada persona y, por separado, las horas dedicadas a cada trabajo, sin tener que juntar hojas ni cuadrar Excel. Puedes verlo en la página de control horario para operarios, donde también se explica cómo se gestionan las vacaciones y ausencias del equipo.

En resumen

Una empresa pequeña tiene la misma obligación de registrar la jornada que una grande: hora de inicio y fin cada día, conservada cuatro años y disponible para quien la pida. Hoy se puede cumplir con papel, Excel o una app; el nuevo registro digital obligatorio sigue pendiente. Lo que suele marcar la diferencia en una instaladora no es la ley, sino la práctica: que los técnicos puedan registrar desde donde empieza su trabajo y que la oficina no tenga que perseguir hojas.

Si quieres centralizar en una sola herramienta el fichaje del equipo, las horas de cada servicio, las vacaciones y las ausencias, puedes solicitar una demo de Labory.

Fuentes

• Estatuto de los Trabajadores, texto consolidado (BOE) — art. 34.9, registro de jornada.
• Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE) — introduce la obligación de registro diario de jornada.
• Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (BOE) — art. 7.5 y art. 40.1.b.