Qué es una orden de trabajo y en qué se diferencia del parte y del albarán

Qué es una orden de trabajo

Una orden de trabajo es el documento con el que la empresa encarga y prepara un trabajo antes de que se haga. Dice qué hay que hacer, dónde, para quién, quién lo va a hacer y cuándo.

La emite la oficina —o el responsable de operaciones— y la recibe el técnico. Es la instrucción de partida: todo lo que pase después en casa del cliente debería poder compararse con lo que decía la orden.

También se la llama orden de servicio, orden de intervención u OT. En la práctica, en una instaladora significan lo mismo.

Qué debe incluir una orden de trabajo

No hay un formato único, pero una orden de trabajo útil para un técnico de campo suele llevar:

• Número de orden. Para localizarla después y relacionarla con el parte, el albarán y la factura.
• Fecha de emisión y fecha prevista de ejecución, con franja horaria si el cliente la ha pedido.
• Cliente y dirección de la intervención, con persona de contacto y teléfono en el sitio.
• Tipo de trabajo: instalación, avería, mantenimiento preventivo, obra…
• Descripción del problema o de lo que hay que hacer. Con las palabras del cliente cuando sea una avería: "la máquina del despacho 2 gotea por el frontal" ayuda más que "revisar aire".
• Equipo o instalación afectada, si se conoce: marca, modelo, ubicación.
• Técnico o técnicos asignados.
• Material o herramientas que hay que llevar, si se sabe de antemano.
• Prioridad, cuando hay urgencias.
• Indicaciones de acceso: llaves, horario del edificio, aparcamiento, permisos.
• Presupuesto aceptado, si el trabajo parte de uno.

La regla práctica: el técnico debería poder llegar y empezar sin llamar a la oficina.

Ejemplo de orden de trabajo

Así sería una orden de trabajo de una empresa de climatización para una avería (datos ficticios):

Fíjate en que no hay horas, ni material utilizado, ni firma. La orden describe lo previsto. Lo que realmente se hizo irá en el parte.

Tipos de órdenes de trabajo en una empresa instaladora

En una instaladora o un servicio técnico, las órdenes de trabajo suelen ser de cuatro tipos:

• Instalación: montaje de un equipo o una instalación nueva. Suele venir de un presupuesto aceptado.
• Avería o correctivo: el cliente llama porque algo falla. La orden recoge el síntoma y la urgencia.
• Mantenimiento preventivo: revisiones periódicas que salen del contrato de mantenimiento, no de una llamada. Aquí la orden indica qué equipos revisar y, si se trabaja así, qué checklist aplicar. Si quieres ver qué se revisa en cada caso, en qué comprobar en un mantenimiento preventivo tienes una checklist por tipo de instalación.
• Obra o trabajo de varias jornadas: una reforma o una instalación grande. Una sola orden puede durar días o semanas y tener varios técnicos.

Orden de trabajo, parte de trabajo y albarán: diferencias

Los tres documentos hablan del mismo servicio, pero en momentos distintos y con funciones distintas:

La forma más corta de recordarlo: la orden es el plan, el parte es lo que pasó y el albarán es lo que el cliente da por bueno.

Orden de trabajo vs parte de trabajo

La orden se escribe antes; el parte, después. La orden dice "sustituir bomba de condensados, 1 técnico, 2 horas previstas". El parte dice "se ha sustituido la bomba y además se ha desatascado el desagüe; 1 técnico, 2 h 40 min; material: 1 bomba, 2 m de tubo".

Comparar las dos es útil: si los partes se van sistemáticamente por encima de lo previsto en las órdenes, o las estimaciones están mal o hay algo que se repite en las intervenciones.

Si quieres profundizar en los partes de trabajo, mira nuestra funcionalidad sobre partes de trabajo.

Parte de trabajo vs albarán

Se parecen mucho porque comparten datos: horas, material y descripción del trabajo. La diferencia es para quién son.

El parte es un documento interno: puede incluir incidencias, notas para la oficina o tiempos de desplazamiento que no interesan al cliente. El albarán es el que se entrega al cliente y este firma como conformidad. A menudo el albarán se genera a partir del parte, con la información que el cliente necesita ver.

Y después del albarán viene la factura, que es otro documento con otra función. Si te interesa esa parte de la cadena, la explicamos en qué es un albarán y en qué se diferencia de una factura.

Un mismo servicio, tres documentos

Siguiendo con el ejemplo de la clínica, así circula la información:

1. La clínica llama. La oficina crea la orden OT-0318, la asigna a Marcos para el día siguiente y anota el síntoma y que tiene que llevar una bomba de condensados.
2. Marcos recibe la orden y va directo: dirección, contacto, llave de la azotea y material ya resueltos.
3. Hace el trabajo y lo registra en el parte: 2 h 40 min, bomba sustituida, desagüe desatascado, dos fotos del antes y el después y una observación: el filtro del gabinete 1 está muy sucio.
4. El cliente firma el albarán con el trabajo realizado, las horas y el material.
5. La oficina recibe el parte y el albarán, factura y, de paso, ve la observación del filtro y propone una revisión.

El problema aparece cuando cada paso vive en un sitio distinto: la orden en un WhatsApp, el parte en una hoja en la guantera y el albarán en un talonario. Entonces la observación del filtro se pierde, la factura espera a que vuelva la furgoneta y nadie puede comparar lo previsto con lo real.

Errores habituales con las órdenes de trabajo

• Órdenes que solo dicen "ir a ver". Sin síntoma ni equipo, el técnico va a ciegas y a menudo tiene que volver con el material que no llevaba.
• No numerarlas. Después cuesta relacionar la orden con su parte, su albarán y su factura.
• Encargar el trabajo de palabra o por WhatsApp. La información existe, pero repartida entre conversaciones y sin estructura.
• Mezclar la orden y el parte en un mismo papel. Se acaba sobrescribiendo lo previsto con lo real y se pierde la referencia para comparar.
• No cerrar las órdenes. Si una orden no se marca como terminada, la oficina no sabe qué está pendiente y qué no.
• No dejar por escrito los cambios. El cliente pide algo más estando el técnico allí y ese trabajo extra no queda en ningún sitio hasta que alguien discute la factura.

Cuando la orden llega por WhatsApp

Con dos o tres técnicos y una agenda manejable, encargar los trabajos por WhatsApp o con una hoja impresa funciona. Todo el mundo sabe dónde está cada uno y lo que falta se resuelve con una llamada.

El problema aparece cuando crece el volumen: más técnicos, más avisos al día y mantenimientos que se repiten cada mes. Entonces empiezan las llamadas de "¿dónde tengo que ir?", los trabajos asignados dos veces o a nadie, y una oficina que no sabe qué está hecho hasta que vuelven los papeles.

En ese punto tiene sentido que la orden se cree en un sistema y llegue directamente al móvil del técnico, y que el parte y el albarán se registren sobre ese mismo servicio. Es lo que permite Labory para planificar y asignar trabajos a los operarios: la oficina crea el servicio y lo asigna en el calendario, el técnico lo recibe en la app y, al terminar, registra horas, material, observaciones y fotos y recoge la firma del albarán sobre ese mismo servicio.

En resumen

La orden de trabajo, el parte y el albarán no son tres formas de llamar al mismo papel: son tres momentos del mismo servicio. La orden dice qué hay que hacer, el parte recoge lo que se hizo y el albarán deja constancia de que el cliente está conforme. Cuando los tres están conectados, el técnico sabe a dónde va, la oficina sabe qué ha pasado y la factura sale sin esperar a nadie.

Si todavía encargas los trabajos por WhatsApp o en papel, puedes ver cómo funciona un sistema como Labory para crear la orden, asignarla al técnico y recibir el parte y el albarán firmado en el mismo sitio.