Qué es un albarán y en qué se diferencia de una factura
El técnico termina una reparación, el cliente firma el papel y, dos semanas después, llama a la oficina: "¿Esto que firmé era la factura? ¿Ya está pagado?". No, era el albarán. La confusión es habitual porque los dos documentos se parecen: llevan los datos del cliente, una descripción del trabajo y, a veces, hasta precios. Pero sirven para cosas distintas y no se pueden usar uno en lugar del otro.
Aquí tienes qué es cada documento, en qué se diferencian y cómo encajan en el día a día de una empresa instaladora o de servicios técnicos.
Qué es un albarán
El albarán es el documento que acredita que se ha entregado un material o se ha realizado un servicio, y que el cliente lo ha recibido conforme. Por eso lo importante del albarán es la firma del cliente: es su forma de decir "esto se ha hecho y está bien".
Hay dos usos principales:
- Albarán de entrega: acompaña a la mercancía que se entrega. Es el uso típico en distribución y almacenes.
- Albarán de servicio (o de trabajo): el que firma el cliente al terminar una intervención. Es el habitual en instaladoras, SAT, mantenimiento y reformas.
Un albarán de servicio suele incluir los datos de la empresa y del cliente, la fecha y la dirección de la intervención, los técnicos que han trabajado, las horas, la descripción del trabajo, el material utilizado y la firma de conformidad. Si necesitas uno, tienes una plantilla de albarán de servicio gratis con generador online y firma.
No hay una norma que obligue a emitir albaranes ni que fije su formato. Se usan porque son la mejor prueba de que el trabajo se hizo y el cliente lo aceptó.
Qué es una factura
La factura es el documento con el que se cobra la operación y el que tiene validez fiscal: sirve para declarar el IVA y justificar ingresos y gastos ante Hacienda. A diferencia del albarán, emitirla es obligatoria.
En España, su contenido mínimo está regulado en el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Entre otros datos, una factura completa debe incluir:
- número y, en su caso, serie (correlativa);
- fecha de expedición;
- nombre o razón social, NIF y domicilio del emisor y del destinatario;
- descripción de las operaciones;
- base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA por separado;
- fecha de la operación, si es distinta de la de expedición.
Si un documento no tiene estos datos, no es una factura, aunque lleve precios y total.
Diferencias entre albarán y factura
| Albarán | Factura | |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Acreditar que el trabajo se hizo o el material se entregó | Cobrar la operación |
| Validez fiscal | No | Sí |
| ¿Es obligatorio? | No | Sí |
| Cuándo se emite | Al entregar o al terminar el servicio | En el momento de la operación o dentro del plazo legal |
| Quién lo firma | El cliente, como conformidad | No necesita firma del cliente |
| Precios e IVA | Opcional (solo en el albarán valorado) | Obligatorios |
| Quién lo suele hacer en una instaladora | El técnico, en casa del cliente | La oficina o administración |
La forma más sencilla de recordarlo: el albarán demuestra que se hizo el trabajo; la factura lo cobra.
Albarán valorado: ¿no es casi una factura?
Un albarán valorado incluye precios e importes, y a veces hasta el total con IVA. Se usa cuando el cliente quiere saber en el momento cuánto le va a costar el servicio, o en trabajos con tarifa cerrada.
Aun así, sigue siendo un albarán: no tiene número de factura, no cumple los requisitos del Reglamento de facturación y no sirve para declarar el IVA. Si el cliente necesita deducirse el gasto, necesitará la factura.
Lo habitual en una instaladora es trabajar con albarán sin valorar cuando la factura se emite después desde oficina, y con albarán valorado en servicios de precio cerrado o cuando el cliente lo pide.
Cómo encajan el albarán y la factura en una empresa instaladora
En una empresa de servicios técnicos, los dos documentos forman parte de una misma cadena:
- Presupuesto, si el trabajo lo requiere. Si quieres repasar esta parte, en cómo hacer un presupuesto de obra tienes los pasos.
- Planificación: la oficina asigna el servicio a un técnico.
- Parte de trabajo: el técnico registra horas, tareas, material e incidencias. Si quieres saber qué recoge, lo explicamos en qué es un parte de trabajo.
- Albarán: el cliente firma la conformidad del servicio.
- Factura: la oficina factura a partir de lo que dice el albarán.
El albarán es el puente entre lo que pasa en casa del cliente y lo que hace administración. Si llega tarde, incompleto o sin firma, la factura se retrasa o se emite con datos dudosos.
Una factura por servicio o una factura al mes
No hace falta una factura por cada albarán. El Reglamento de facturación permite la factura recapitulativa: una sola factura que agrupa varias operaciones hechas para el mismo cliente dentro del mismo mes natural.
Es muy útil, por ejemplo, con una comunidad de propietarios o una empresa con contrato de mantenimiento, donde puede haber varias visitas al mes. Cada visita tiene su albarán firmado, y a final de mes se emite una sola factura con todas ellas.
Los plazos dependen del cliente:
- Cliente empresa o autónomo: la factura recapitulativa se puede emitir hasta antes del día 16 del mes siguiente.
- Cliente particular: debe emitirse como máximo el último día del mes en que se hicieron los servicios.
Para que esto funcione, la oficina necesita tener todos los albaranes del mes a tiempo. Ahí es donde suelen aparecer los problemas.
Errores habituales con albaranes y facturas
- Entregar un albarán valorado como si fuera la factura. El cliente cree que ya tiene su factura, y luego no le sirve para su contabilidad.
- Facturar sin el albarán firmado. Si el cliente discute horas o material, no hay prueba de qué aceptó.
- Descripciones genéricas en el albarán. "Reparación" no ayuda a nadie. "Sustitución de diferencial 40A en cuadro general" sí.
- Facturas que solo dicen "según albarán nº 0147". La factura debe describir la operación; si se remite al albarán sin detallar el contenido, conviene conservar esos albaranes junto a la factura.
- Albaranes que se quedan en la furgoneta. Llegan a oficina días después, o no llegan, y la factura de final de mes sale incompleta.
Cuando el albarán en papel retrasa la factura
Con pocos servicios a la semana, un talonario de albaranes funciona. El problema aparece con varios técnicos en la calle y clientes con varias visitas al mes: albaranes que llegan tarde, firmas que faltan, letra que no se entiende y alguien en oficina pasando a mano horas y material para poder facturar.
En ese punto tiene sentido que el albarán se genere desde el móvil al terminar el servicio, con las horas, el material y los gastos ya registrados en el parte, y que el cliente firme en la pantalla. Es lo que permiten los albaranes digitales con firma del cliente de Labory: el albarán queda asociado al servicio y la oficina lo tiene disponible para facturar sin esperar a que vuelva la furgoneta.
Preguntas Frecuentes
¿Qué va primero, el albarán o la factura?
Normalmente el albarán: se firma al terminar el servicio o al entregar el material, y la factura se emite después, a partir de él. En ventas con pago inmediato pueden emitirse a la vez.
¿Es obligatorio hacer albaranes?
No. La factura sí es obligatoria; el albarán no. Pero en servicios técnicos es muy recomendable, porque es la prueba de que el trabajo se hizo y el cliente lo aceptó.
¿Tiene validez un albarán sin firma?
Pierde buena parte de su valor. Sin la firma del cliente, es difícil demostrar que estaba conforme con las horas o el material si después hay una discusión.
¿Hay que conservar los albaranes?
Para Hacienda, el documento que cuenta es la factura. Aun así, es recomendable conservar los albaranes, sobre todo si la factura se remite a ellos para describir la operación. Consulta con tu asesoría el criterio que aplicáis.
¿Se puede facturar varios albaranes en una sola factura?
Sí, con una factura recapitulativa, siempre que sean operaciones para el mismo cliente dentro del mismo mes natural y se respeten los plazos de emisión.
