Qué debe comprobar una empresa en un mantenimiento preventivo

Las comprobaciones básicas de cualquier mantenimiento preventivo

Da igual que sea un equipo de aire acondicionado, un cuadro eléctrico o una bomba de agua: casi todas las revisiones preventivas siguen la misma lógica.

• Inspección visual. Estado general del equipo, golpes, corrosión, fugas, cables dañados, suciedad acumulada.
• Funcionamiento. Poner el equipo en marcha y comprobar que arranca, trabaja y para como debe.
• Mediciones y lecturas. Presiones, temperaturas, consumos, tensiones… lo que corresponda a cada equipo. Sin valores anotados, no hay forma de ver si algo está empeorando con el tiempo.
• Elementos de desgaste. Filtros, correas, juntas, rodamientos, escobillas: las piezas que se deterioran con el uso y conviene cambiar antes de que fallen.
• Limpieza. Filtros, intercambiadores, rejillas, desagües. Buena parte de las averías empiezan por suciedad acumulada.
• Seguridad y protecciones. Protecciones eléctricas, válvulas de seguridad, paros de emergencia, carcasas y tapas en su sitio.
• Puesta en servicio final. Dejar el equipo funcionando, con las protecciones restauradas y sin herramientas ni materiales olvidados.
• Registro. Anotar lo revisado, los valores medidos y las anomalías encontradas. Es lo que convierte una visita en un mantenimiento documentado.

Checklist de mantenimiento preventivo por tipo de instalación

Las comprobaciones concretas dependen del tipo de instalación, del fabricante y, en algunos casos, de la normativa que la regula. Estas listas sirven como punto de partida; en cada caso hay que completarlas con las indicaciones del fabricante y los requisitos legales aplicables.

Climatización y aire acondicionado

• Limpieza o sustitución de filtros.
• Limpieza de baterías o intercambiadores de las unidades interior y exterior.
• Bandeja y desagüe de condensados: que no esté obstruido ni haya agua estancada.
• Presiones de trabajo y posibles indicios de fuga de refrigerante.
• Temperatura de impulsión y retorno, para comprobar que el equipo rinde como debe.
• Ventiladores: ruidos, vibraciones y estado de las aspas.
• Conexiones eléctricas y consumo del compresor.
• Unidad exterior despejada, sin obstáculos que impidan la ventilación.
• Funcionamiento del termostato, mando y controles.

Un caso típico: la oficina de un cliente se queja de que "el aire no enfría como antes". En la revisión aparece un filtro saturado y una batería exterior sucia. Si esto se hubiera revisado en el preventivo de primavera, el cliente no habría tenido que llamar en pleno julio. Si trabajas en este sector, en software para empresas de climatización tienes cómo organizar estas revisiones periódicas.

Instalaciones eléctricas

• Apriete de conexiones en cuadros eléctricos.
• Signos de calentamiento: bornes ennegrecidos, olor a quemado, cables deteriorados.
• Prueba de funcionamiento de los interruptores diferenciales.
• Estado de interruptores magnetotérmicos y demás protecciones.
• Medición de la toma de tierra cuando corresponda.
• Prueba del alumbrado de emergencia.
• Rotulación e identificación de los circuitos en el cuadro.

Fontanería y agua caliente sanitaria

• Fugas visibles en tuberías, uniones y grifería.
• Presión de la instalación.
• Funcionamiento de las llaves de corte y válvulas de seguridad.
• Estado de bombas y grupos de presión: ruidos, arranques y paradas.
• Acumuladores de ACS: temperatura, purgas y estado general.
• Descalcificadores y filtros, si los hay.

En instalaciones con riesgo de legionela, los controles y su frecuencia vienen marcados por la normativa específica, y deben seguirse al pie de la letra.

Calderas y calefacción

• Análisis de combustión.
• Presión del circuito de calefacción.
• Estado del vaso de expansión.
• Quemador y limpieza de la cámara de combustión.
• Salida de humos y ventilación del local.
• Válvula de seguridad y purgadores.
• Estanqueidad en las instalaciones de gas.

Maquinaria y mantenimiento industrial

• Lubricación de las partes móviles.
• Tensión y desgaste de correas, cadenas y poleas.
• Rodamientos: ruido, temperatura y vibraciones anómalas.
• Niveles y estado del aceite hidráulico o de engranajes.
• Filtros de aire, aceite o agua.
• Holguras y fijaciones.
• Paros de emergencia y protecciones de seguridad.

Qué debe quedar registrado después de cada revisión

Aquí es donde falla una parte importante de los mantenimientos. La revisión se hace, pero la información se queda en la cabeza del técnico, en una hoja en la guantera o en un audio de WhatsApp.

Como mínimo, de cada mantenimiento preventivo debería quedar registrado:

Con este registro, la próxima revisión empieza con información: qué se encontró la última vez, qué valores tenía el equipo y qué se dejó pendiente. Y si el cliente pregunta qué se hizo en su instalación, la respuesta está en un documento, no en la memoria del técnico. Normalmente esta información acaba en un albarán de servicio firmado por el cliente, que sirve como justificante de la intervención.

Errores habituales en el mantenimiento preventivo

• Revisar "a ojo" sin checklist. Cada técnico revisa lo que recuerda, y cada visita es distinta.
• No anotar mediciones. Sin valores, no se puede comparar una revisión con la anterior.
• Detectar una anomalía y no darle seguimiento. El técnico ve algo raro, lo comenta de palabra y nadie en oficina lo convierte en un correctivo o un presupuesto.
• Usar la misma checklist para todo. Un equipo de clima y un grupo de presión no se revisan igual.
• Registrar la información días después. Cuanto más tarda en llegar el parte a oficina, más datos se pierden por el camino.
• No tener claro cuándo toca la siguiente revisión. Sin una planificación, los preventivos acaban haciéndose cuando el cliente llama. Si quieres ordenar esta parte, en cómo hacer un plan de mantenimiento preventivo explicamos cómo estructurarlo.

Cuándo la hoja de revisión en papel se queda corta

Una hoja de revisión en papel funciona bien cuando hay pocos contratos de mantenimiento y una o dos personas los llevan. El técnico la rellena, la trae a la oficina y se archiva.

El problema aparece cuando crece el volumen: decenas de instalaciones, varias revisiones al año por cliente y varios técnicos en la calle. Entonces empiezan a repetirse situaciones como estas:

• La hoja llega a oficina una semana después, o no llega.
• Alguien tiene que pasar los datos a un Excel para poder consultarlos.
• Las fotos de la revisión están en el móvil del técnico.
• Para saber qué se hizo en la última visita a un cliente hay que buscar entre carpetas.
• Una anomalía anotada a mano no se convierte en ninguna acción.

En ese punto tiene sentido que el técnico registre la revisión desde el móvil al terminar: tareas realizadas, horas, materiales, observaciones, fotos y firma del cliente, y que esa información quede asociada al equipo y al servicio. Es lo que hace un software de mantenimiento preventivo para SAT como Labory: la oficina organiza las intervenciones periódicas y el técnico registra lo realizado en la app, sin papeles que recuperar ni datos que transcribir.